تنظیمات اولیه

در صفحه «تنظیمات اولیه» دو موضوع جداگانه مشخص می‌شود: رفتارهای پیش‌فرضی که کاربران هر روز با آن‌ها کار می‌کنند و شناسه‌هایی که برای رکوردهای جدید ساخته می‌شوند. ابتدا تنظیمات عمومی را بررسی کنید و سپس، قبل از ذخیره، نمونه شماره هر ردیف را بخوانید.

تنظیمات عمومی

۰۱پیش‌فرض‌های روزمره محیط کار

۰۱

این گزینه‌ها مقدار آغازین کارهای معمول را تعیین می‌کنند. انتخابی که بعداً روی یک مشتری یا سند مشخص انجام می‌دهید همچنان اولویت دارد.

مشتری پیش‌فرض

اگر بیشتر فروش‌های سریع با یک مشتری عمومی، مانند مشتری نقدی، ثبت می‌شوند از دکمه جست‌وجو برای انتخاب آن استفاده کنید. اگر هر تراکنش باید به مشتری واقعی خودش متصل باشد، این فیلد را خالی بگذارید تا احتمال ثبت فروش برای مشتری اشتباه کم شود.

روش ارسال پیش‌فرض

• ارسال با ایمیل سند را برای ارسال الکترونیکی آماده می‌کند.
• ارسال دستی با پست برای فرایندی است که سند چاپ و توسط کاربر ارسال می‌شود.
• ارسال با ایمیل و پست هر دو روش را در فرایند عادی نگه می‌دارد.

این انتخاب فقط مقدار پیش‌فرض است؛ اطلاعات تماس و روش موردنظر گیرنده را روی سند واقعی نیز بررسی کنید.

تعداد نتایج در هر صفحه

تعداد ردیف‌هایی را تعیین کنید که در فهرست‌ها هم‌زمان دیده می‌شوند. مقدار کمتر خواندن صفحه را سبک‌تر می‌کند و مقدار بیشتر برای کار با فهرست‌های طولانی مناسب است. معمولاً ۱۰ یا ۲۵ نقطه شروع خوبی است.

دریافت همیشگی یک نسخه از ایمیل

اگر شرکت باید از پیام‌های خروجی یک نسخه داشته باشد، آدرس صندوق مشترک و قابل‌پیگیری شرکت را وارد کنید. اگر چنین نسخه‌ای لازم نیست، فیلد را خالی بگذارید.

منطق شماره‌گذاری

۰۲نمونه نهایی را پیش از ذخیره بخوانید

۰۲

• Prefix نوع رکورد را مشخص می‌کند؛ برای نمونه SIN برای فاکتور فروش.
• Format می‌تواند بخشی از تاریخ، مانند [Year-Month]، را به شناسه اضافه کند.
• Start No. نخستین شماره‌ای است که سیستم صادر می‌کند.
• Example نتیجه نهایی را پیش از ذخیره نشان می‌دهد.

برای یک محیط کاملاً جدید معمولاً 0001 مناسب است. هنگام انتقال اطلاعات از سیستم قبلی، شماره شروع را بالاتر از آخرین شناسه استفاده‌شده قرار دهید تا رکورد تکراری ساخته نشود.

فروش و ارتباطات

شماره‌های Sales Invoice، Clients و Sales Return را کنار هم بررسی کنید. شناسه فاکتور و برگشت فروش بهتر است از روی ظاهر قابل‌تشخیص باشد؛ شماره مشتری معمولاً می‌تواند یک توالی ساده و پیوسته باقی بماند.

خرید و کاتالوگ

۰۳شناسه‌های خرید و کاتالوگ

۰۳

این بخش شامل Suppliers، Purchase Invoices، Products، Purchase Return، Proforma، Waste و Vendor است. شماره‌گذاری تأمین‌کننده نیز جزو همین گروه است و نباید جا بیفتد. نمونه هر ردیف را با شناسه‌های موجود شرکت مقایسه کنید.

کارگاه

۰۴شناسه‌های کارگاه

۰۴

برای Service، Parts، Service Request و Case Number شناسه تعیین کنید. شماره درخواست سرویس و پرونده باید یکتا، خوانا و برای اعلام به مشتری یا همکار آسان باشد.