با نحوهٔ ارتباط پرونده‌های مشتریان و تأمین‌کنندگان با فرایندهای تماس، صورت‌حساب، فروش، خرید، کارگاه و گزارش‌گیری آشنا شوید.
بخش طرف‌های تجاری دفترچهٔ نشانی مشترک افراد و شرکت‌هایی است که کسب‌وکار شما به آن‌ها می‌فروشد یا از آن‌ها خرید می‌کند. پروندهٔ یک طرف تجاری فقط نام را نگه نمی‌دارد؛ دیگر بخش‌های AlphaPort اطلاعات تماس، نشانی، صورت‌حساب، مالیات، پرداخت، بانک و گروه‌بندی را نیز از همین پرونده می‌گیرند.
AlphaPort دو فهرست جداگانه برای طرف‌های تجاری دارد. از مشتریان برای خریداران و از تأمین‌کنندگان برای سازمان‌هایی استفاده کنید که کالا یا خدمات ارائه می‌کنند. جدا نگه‌داشتن این نقش‌ها مانع ترکیب اطلاعات خرید با سابقهٔ فروش مشتری می‌شود.
هنگام ثبت فروش، فاکتور، سفارش، پیش‌فاکتور یا درخواست خدمات کارگاه، پروندهٔ مشتری را انتخاب می‌کنید. این پرونده همچنین می‌تواند محل ارسال اسناد، قانون مالیات یا پرداخت و امکان حضور مشتری در ارسال‌های گروهی را مشخص کند.
بنابراین فهرست مشتریان محل نگهداری اطلاعات اصلی است. به‌جای وارد کردن اطلاعات متفاوت در هر تراکنش جدید، نشانی یا تنظیمات صورت‌حساب را در پروندهٔ مشتری اصلاح کنید. اسناد قدیمی ممکن است اطلاعات زمان ایجاد خود را نگه دارند؛ پس تغییر پروندهٔ مشتری به این معنا نیست که همهٔ اسناد قبلی نیز بازنویسی می‌شوند.
پروندهٔ تأمین‌کننده، شرکتی را مشخص می‌کند که محصولات، قطعات یا خدمات موردنیاز کسب‌وکار را از آن می‌خرید. شناسهٔ تأمین‌کننده، شمارهٔ اتاق بازرگانی، راه‌های ارتباطی، نشانی، تنظیمات پرداخت و اطلاعات بانکی مورد استفاده در خریدها و هزینه‌ها در این پرونده نگهداری می‌شود.
فقط به این دلیل که همان شرکت از شما نیز خرید می‌کند، آن را صرفاً به‌عنوان مشتری ثبت نکنید. وقتی یک سازمان هر دو نقش را دارد، پروندهٔ مناسب آن را در هر دو فهرست ایجاد و نگهداری کنید تا فعالیت‌های فروش و خرید از هم مشخص بمانند.
طرف‌های تجاری به چند تنظیم دیگر در AlphaPort وابسته‌اند:
تغییر یک طرف تجاری می‌تواند بر فاکتورها، سفارش‌ها، درخواست‌های خدمات، یادآوری‌ها، فهرست‌های ارسال گروهی، خریدها، هزینه‌ها و گزارش‌های آینده‌ای که از آن پرونده استفاده می‌کنند اثر بگذارد. تغییر گروه بر فیلترها و عملیات گروهی اثر دارد؛ مهلت پرداخت اختصاصی، نحوهٔ محاسبهٔ تاریخ سررسید آن طرف تجاری را عوض می‌کند؛ و انتخاب مالیات سفارشی، نحوهٔ آماده‌سازی اسناد مرتبطی را که در آینده صادر می‌شوند تغییر می‌دهد.
به همین دلیل، فقط وقتی از حذف استفاده کنید که پرونده‌ای به‌اشتباه ایجاد شده و سابقهٔ موردنیازی ندارد. اگر طرف تجاری باید برای سوابق قبلی کسب‌وکار باقی بماند اما دیگر نباید استفاده شود، به‌جای حذف اطلاعاتی که بخش‌های دیگر به آن وابسته‌اند، رویهٔ نگهداری سوابق و وضعیت سازمان خود را دنبال کنید.
پیش از ایجاد طرف تجاری، جست‌وجو کنید. ثبت تکراری مشتری یا تأمین‌کننده باعث می‌شود سابقه، مانده‌حساب، ارتباطات و گزارش‌ها میان چند پرونده تقسیم شوند.
FA