پرونده‌های مشتری و اطلاعات صورت‌حساب وابسته به آن‌ها را ایجاد، نگهداری، وارد، گروه‌بندی و بررسی کنید.
بخش مشتریان فهرست اصلی مشتریان است. هر مشتری، اطلاعات هویتی و تماس را به فرایندهای فروش، صدور فاکتور، کارگاه، ارتباطات، پرداخت و گزارش‌گیری متصل می‌کند. پرونده را یک بار با دقت کامل کنید تا همان اطلاعات تأییدشده در سراسر AlphaPort دوباره استفاده شوند.
با گروه، فهرست را به یک دسته از مشتریان محدود کنید و با جست‌وجو مشتری مشخصی را بیابید. جدول، شناسه و گروه مشتری، نام شرکت یا شخص، شماره تلفن، ایمیل، نشانی و کد پستی را کنار هم نشان می‌دهد. پیش از ایجاد پروندهٔ جدید، فقط نام را بررسی نکنید؛ ممکن است دو نفر نام یکسانی داشته باشند، اما ایمیل، شماره تلفن یا نشانی یکسان معمولاً پروندهٔ تکراری را مشخص می‌کند.
منوی عملیات هر ردیف فقط برای همان پرونده است. مشاهده امن‌ترین راه برای بررسی همهٔ زبانه‌ها و سوابق است، ویرایش پروندهٔ اصلی را تغییر می‌دهد و حذف باید فقط برای پروندهٔ بدون استفاده‌ای باشد که به‌اشتباه ایجاد شده است.
خروجی اطلاعات طرف‌های تجاری ممکن است شامل اطلاعات تماس شخصی و تجاری باشد. فایل را مطابق مقررات حریم خصوصی و نگهداری اطلاعات سازمان خود ذخیره و به اشتراک بگذارید.
دریافت فایل نمونه را انتخاب و از همان فایل به‌عنوان الگوی ورود اطلاعات استفاده کنید. عنوان ستون‌ها و ساختار آن را تغییر ندهید، اطلاعات هر مشتری را در یک ردیف جداگانه قرار دهید و پیش از بارگذاری، مقدارهای الزامی و قالب داده‌ها را بررسی کنید.
ابتدا یک فایل کوچک و نمونه‌وار را آزمایش کنید. پس از ورود اطلاعات، چند پرونده را جست‌وجو کنید و نام، اطلاعات تماس، نشانی، گروه و تنظیمات صورت‌حساب آن‌ها را بررسی کنید. ورود اطلاعات جای بررسی پرونده‌های تکراری یا کنترل کیفیت داده‌ها را نمی‌گیرد.
برای مشتری تجاری از نام شرکت استفاده کنید. برای یک شخص، عنوان مناسب را انتخاب کنید و نام و نام خانوادگی را وارد کنید. کد پستی، شماره پلاک، پسوند، نشانی و شهر، نشانی پستی مورد استفاده در اسناد مشتری و کارهای مربوط به تحویل را تشکیل می‌دهند.
به‌جای یادداشتی غیررسمی، نام قانونی یا شناخته‌شدهٔ مشتری را وارد کنید. پیش از ذخیره، مطمئن شوید کد پستی، شماره پلاک و شهر همگی به یک نشانی مربوط‌اند.
اگر کشور و استان هر دو الزامی‌اند، ابتدا کشور را انتخاب کنید. سپس شماره تلفن، موبایل و نشانی ایمیلی را وارد کنید که کارکنان واقعاً باید از آن‌ها استفاده کنند. ایمیل اشتباه بر فاکتورها و پیام‌ها اثر می‌گذارد و شماره تلفن اشتباه، ارتباط برای کارگاه و تحویل را کند می‌کند.
گروه مشتری از مسیر تنظیمات ← عمومی ← طرف‌های تجاری ← گروه مشتری گرفته می‌شود و برای فیلتر، گزارش‌گیری و جابه‌جایی گروهی کاربرد دارد. گزینهٔ دریافت پیام‌های گروهی مشخص می‌کند آیا این مشتری اجازهٔ حضور در ارسال‌های گروهی را دارد یا نه. آن را مطابق اجازهٔ واقعی مشتری و فرایند حریم خصوصی خود تنظیم کنید؛ فعال کردن این فیلد به‌تنهایی به معنای رضایت مشتری نیست.
روش ارسال، روش ترجیحی تحویل اسناد صورت‌حساب واجد شرایط را تعیین می‌کند. مالیات سفارشی یک استثنای مخصوص این مشتری نسبت به تنظیمات عادی مالیات است؛ فقط زمانی از آن استفاده کنید که نحوهٔ محاسبهٔ مالیات مشتری تأیید شده باشد.
وقتی فاکتورها و یادآوری‌ها باید به نشانی دیگری غیر از ایمیل عمومی مشتری فرستاده شوند، ارسال به ایمیل دیگر را فعال کنید. سپس AlphaPort فیلد نشانی ایمیل صورت‌حساب را نمایش می‌دهد. جدا نگه‌داشتن این نشانی‌ها مانع ارسال پیام‌های عملیاتی و اسناد حساب‌های پرداختنی به صندوق ورودی اشتباه می‌شود.
گزینهٔ فاکتور اشتراک: تعداد روزهای متفاوت پیش از موعد را فقط زمانی فعال کنید که فاکتورهای اشتراک این مشتری باید با زمان‌بندی متفاوتی از قانون معمول شرکت آماده شوند. مقدار استثنا را در تعداد روزهای اشتراک وارد و دلیل توافق‌شده را در اسناد داخلی ثبت کنید.
گزینهٔ استفاده از مهلت پرداخت متفاوت برای این مشتری را فقط زمانی فعال کنید که تاریخ سررسید توافق‌شده با تنظیم معمول فاکتورها فرق دارد. تعداد روزها را در تعداد روزهای پرداخت وارد کنید. تأیید پرداخت، گزینهٔ تأیید پرداخت این مشتری را مشخص می‌کند.
ادغام پیوست‌ها مشخص می‌کند پیوست‌های PDF مرتبط با سند ایجادشده ترکیب شوند یا نه. گزینه‌ای را انتخاب کنید که با روند کاری گیرنده سازگار باشد و پیش از استفادهٔ همیشگی، سند نهایی را آزمایش کنید.
زبانهٔ بانک و مجوز شماره حساب، نام صاحب حساب، بانک و BIC را نگهداری می‌کند. اطلاعات بانکی را فقط وقتی فرایند کاری شما به آن نیاز دارد وارد کنید، آن را با یک منبع معتبر تطبیق دهید و دسترسی را طبق سیاست اطلاعات مالی سازمان خود محدود کنید.
از یادداشت داخلی برای اطلاعات کوتاهی استفاده کنید که به کارکنان مجاز در کار با مشتری کمک می‌کند. گذرواژه، اطلاعات کارت بانکی، تصویر مدارک هویتی یا اطلاعات شخصی حساس و غیرضروری را وارد نکنید. یادداشت‌ها را دقیق بنویسید تا برای همکار دیگری نیز قابل فهم باشند.
برای بررسی سوابق فروش مرتبط با مشتری، مشاهده ← سابقه را باز کنید. جدول، نوع تراکنش، شماره و تاریخ فاکتور، تخفیف، مالیات، مبلغ کل و وضعیت پرداخت را نشان می‌دهد. جدول خالی یعنی در فضای کاری فعلی هیچ سابقهٔ فروش مرتبطی برای این مشتری پیدا نشده است؛ این موضوع ثابت نمی‌کند که آن شخص هرگز با کسب‌وکار تماس نداشته است.
هنگام ایجاد چند مشتری، ذخیره و جدید پروندهٔ فعلی را ذخیره و فرم خالی دیگری را باز می‌کند. ذخیره و بستن آن را ذخیره می‌کند و به فهرست برمی‌گردد. پیش از هر کدام از این عملیات، هر چهار زبانه را بررسی کنید؛ حتی اگر نام درست باشد، تنظیم ناقص صورت‌حساب می‌تواند باعث شود اسناد آینده نادرست باشند.
پرونده‌های تکراری را جست‌وجو کنید، نشانی و ایمیل را تأیید کنید، گروه درست را برگزینید و فقط وقتی از تنظیمات اختصاصی مالیات یا پرداخت استفاده کنید که شرایط مشتری واقعاً با پیش‌فرض شرکت متفاوت باشد.
FA