قالب‌های عمومی را برای فرایند، زبان و حساب ارسال درست آماده کنید.
هر ترکیبِ نوع قالب و زبان، پیام جداگانه‌ای نگه می‌دارد. همیشه ابتدا انتخاب‌ها را انجام دهید تا تغییر در ارتباط موردنظر ذخیره شود.
نوع قالب ایمیل را مطابق فرایندی که پیام را فعال می‌کند انتخاب و سپس زبان را تعیین کنید. حساب ایمیل تأییدشده‌ای را انتخاب کنید که باید پیام را بفرستد و موضوعی بنویسید که محتوای پیام را برای گیرنده روشن کند. قالب پیش‌فرض محتوای استاندارد همان انتخاب را بارگذاری یا بازیابی می‌کند؛ پیش از ذخیره آن را بازبینی کنید، چون می‌تواند ویرایش فعلی را جایگزین کند.
برای ویرایش معمول از طراحی استفاده کنید. نمای HTML فقط برای مسئول قالبی مناسب است که نیاز به کنترل مستقیم کد دارد. متغیرها هنگام ارسال، داده‌های واقعی مانند نام مشتری، شمارهٔ سند، تاریخ یا پیوند را وارد می‌کنند. فقط متغیرهای ارائه‌شده برای همان قالب را به کار ببرید و متن داخلی توکن را تغییر ندهید.
نشانی قابل بررسی را وارد و ارسال آزمایشی را اجرا کنید. فرستنده، رفتار پاسخ، موضوع، زبان، چیدمان دسکتاپ و موبایل، پیوندها و همهٔ متغیرها را در ایمیل دریافتی کنترل کنید. فقط زمانی ذخیره کنید که نتیجه با فرایند موردنظر یکسان باشد.
FA