فضای کاری جدید را در شش مرحله آماده کنید.
ویزارد راه‌اندازی، تنظیمات اصلی فضای کاری را برای شروع کار آماده می‌کند. این مسیر شش‌مرحله‌ای شامل تنظیمات منطقه‌ای، اطلاعات شرکت، شماره‌گذاری، ایمیل و واتساپ، پیامک و چاپ است. بیشتر این تنظیمات را بعداً می‌توانید از بخش تنظیمات تغییر دهید.
تمام تصاویر این راهنما بر اساس محیط نمایشی Showcase تهیه شده‌اند. اطلاعات تماس ساختگی است و رمزها و کلیدهای دسترسی نمایش داده نمی‌شوند.
ابتدا کشور اصلی شرکت را انتخاب کنید. سامانه بر اساس آن منطقه زمانی، زبان و واحد پول مناسب را پیشنهاد می‌دهد؛ بااین‌حال همه گزینه‌ها قابل تغییرند. منطقه زمانی، ساعت و تاریخ ثبت‌شده در گزارش‌ها و فعالیت‌ها را تعیین می‌کند.
FAEurope/Amsterdam مناسب است.نرخ‌های رایج مالیات فروش و هزینه را انتخاب کنید. این مقادیر هنگام ثبت تراکنش جدید به‌صورت پیش‌فرض پیشنهاد می‌شوند و در هر تراکنش قابل تغییرند.
Default Sales Tax برای ردیف‌های جدید فروش و Default Expense Tax برای هزینه‌های جدید استفاده می‌شود. نرخ معمول کار روزانه را انتخاب کنید، نه نرخی که فقط در شرایط استثنایی کاربرد دارد.
واحد پول، جای نماد، جداکننده اعشار و هزارگان و حداقل و حداکثر رقم اعشار را بررسی کنید. اگر واحد پول شما مقدار اعشاری دارد، گزینه Use Decimal را روشن نگه دارید.
با مبلغی مانند 1234.50 نتیجه را کنترل کنید. برای یورو، حالت Before amount، اعشار نقطه، هزارگان ویرگول و دو رقم اعشار، مبلغ را به‌شکل € 1,234.50 نشان می‌دهد. وقتی قالب با اسناد شرکت هماهنگ شد Next را بزنید.
نام شرکت از اطلاعات ثبت فضای کاری خوانده می‌شود و ممکن است اینجا قابل ویرایش نباشد. شماره ثبت و مالیاتی و سپس نشانی، کد پستی، شهر و کشور را دقیقاً مطابق اسناد رسمی وارد کنید. لینک پرتال مشتری پس از تکمیل شناسه‌های لازم در دسترس قرار می‌گیرد.
تلفن، موبایل، ایمیل و وب‌سایتی را وارد کنید که مشتریان می‌توانند از آن استفاده کنند. فیلدهای Phone Number، Mobile Number، Fax Number، Email Address و Website راه‌های عمومی تماس هستند. هر فیلد اختیاری را که شرکت استفاده نمی‌کند خالی بگذارید.
نسخه رسمی لوگو را در Company Logo بارگذاری کنید. تصویر باید برای نمایشگر و چاپ کنتراست کافی داشته باشد؛ سپس خوانایی نشان و نوشته‌های کوچک را بررسی کنید.
شماره حساب یا IBAN و نام صاحب حسابی را وارد کنید که باید روی فاکتور و دستور پرداخت دیده شود. سپس سایر اطلاعات بانکی و مدل کسب‌وکار مناسب را انتخاب کنید.
Account Number / IBAN، Account Holder Name، Bank، Bank Location و BIC را دقیقاً مطابق اطلاعات بانک وارد کنید. Business Model جریان‌های کاری مناسب را مشخص می‌کند و Business Activity Model، اگر نمایش داده شود، حوزه فعالیت شرکت را توضیح می‌دهد. نزدیک‌ترین گزینه به فعالیت واقعی را انتخاب کنید.
شماره‌گذاری به هر سند و رکورد یک شناسه روشن و قابل پیگیری می‌دهد. نسخه جدید Showcase این تنظیمات را در سه گروه نمایش می‌دهد.
هر ردیف سه بخش مهم دارد: Prefix نوع رکورد را قابل تشخیص می‌کند، Start No. اولین شماره قابل صدور است و Example نتیجه نهایی را نشان می‌دهد. مقادیر پیشنهادی برای فضای کاری خالی مناسب‌اند؛ هنگام انتقال اطلاعات، از عددی بعد از بزرگ‌ترین شماره موجود شروع کنید.
پیشوند و شماره شروع فاکتور فروش، مشتری و برگشت از فروش را بررسی کنید. ستون نمونه، شکل کامل شناسه را پیش از ذخیره نشان می‌دهد.
این گروه شامل تأمین‌کننده، فاکتور خرید، محصول، برگشت از خرید، پیش‌فاکتور، ضایعات و فروشنده است. شماره‌گذاری تأمین‌کننده نیز بخشی از همین گروه است و نباید از بررسی جا بماند.
شماره‌های سرویس، قطعه، درخواست سرویس و پرونده را تنظیم کنید. هنگام انتقال اطلاعات از سامانه قبلی، شماره شروعی را انتخاب کنید که با شناسه‌های موجود تداخل نداشته باشد.
این بخش اتصال WhatsApp Business مورد استفاده پورتال را برقرار می‌کند. مشتری نام تجاری و شماره تأییدشده شرکت را می‌بیند و AlphaPort ارتباط فنی را در پس‌زمینه فراهم می‌کند. Connect WhatsApp فرایند اتصال را باز می‌کند. پس از آماده‌شدن هویت تجاری، نوع پیام و زبان را انتخاب کنید؛ پیش‌نمایش نشان می‌دهد اطلاعات هر رکورد، مانند نام مشتری و شماره پرونده، چگونه داخل پیام قرار می‌گیرد. فیلد آزمایش فقط برای شماره خودتان یا شماره‌ای است که صاحب آن با دریافت پیام موافقت کرده باشد.
عنوان حساب، میزبان، پورت، نام کاربری، رمز عبور و اتصال امن را مطابق اطلاعات ارائه‌دهنده ایمیل وارد کنید. حساب را اضافه و اتصال را آزمایش کنید. رمزها در تصاویر راهنما همیشه پنهان می‌مانند.
Title فقط نام قابل تشخیص حساب در AlphaPort است. Email Host، Email Port، Username، Password و Enable SSL باید دقیقاً با تنظیمات SMTP ارائه‌دهنده یکسان باشند. پس از Add to list، وضعیت Test و Enabled را بررسی کنید و بعد سراغ ساخت قالب بروید.
نوع قالب و زبان را انتخاب کنید، موضوع را بنویسید و حساب فرستنده را تعیین کنید. متن را در حالت طراحی یا HTML آماده کنید، ایمیل آزمایشی بفرستید و سپس قالب را ذخیره کنید.
این تب پیام‌های فرایند خدمات را از ایمیل‌های عمومی جدا نگه می‌دارد. قالب، زبان، حساب فرستنده و موضوع را انتخاب و نتیجه را با یک پیام آزمایشی کنترل کنید.
این قسمت برای رویدادهایی مانند دریافت یا تغییر درخواست سرویس است. ابتدا رویداد، سپس زبان و حساب فرستنده را انتخاب کنید. متغیرهای ضروری را دست‌نخورده نگه دارید، پیام را به یک ایمیل قابل کنترل بفرستید و بعد قالب را ذخیره کنید.
واتساپ در این مرحله دوباره دیده می‌شود، چون تنظیمات واتساپ و پیامک در بخش پیام‌رسانی کنار هم مدیریت می‌شوند. این همان اتصال شرکت در مرحله ایمیل است و حساب واتساپ دومی ایجاد نمی‌کند. هنگام تنظیم کانال پیامک، هویت متصل‌شده، نوع پیام، زبان، متغیرها، گیرنده آزمایشی و پیش‌نمایش از همین تب در دسترس می‌مانند.
ارائه‌دهنده را انتخاب کنید، کلید API را وارد کنید و نام فرستنده‌ای آشنا برای مشتری تعیین کنید. کلیدها، رمزها و توکن‌ها باید حتی در محیط نمایشی نیز در تصاویر پنهان باشند.
SMS Provider درگاه ارسال را تعیین می‌کند. Api key اتصال را احراز هویت می‌کند و باید دقیقاً از پنل ارائه‌دهنده کپی شود. Originator نام فرستنده قابل مشاهده برای مشتری است؛ آن را کوتاه، قابل تشخیص و مطابق محدودیت‌های ارائه‌دهنده انتخاب کنید.
یک شماره مجاز برای آزمون وارد کنید، نوع قالب و زبان را برگزینید و متن را با متغیرهای پشتیبانی‌شده بنویسید. پیام آزمایشی را بررسی و سپس قالب را ذخیره کنید.
پیش از نوشتن، SMS Template Type را انتخاب کنید؛ هر رویداد متن مستقل دارد. کد متغیرها را تغییر ندهید و قبل از Save Template از Send a Test SMS استفاده کنید. در صورت خطا، کلید ارائه‌دهنده، فرمت شماره، Originator و اعتبار حساب را بررسی کنید.
مرورگر به‌تنهایی نمی‌تواند به چاپگرهای نصب‌شده روی رایانه دسترسی داشته باشد. Printer Utility این ارتباط محلی را برقرار می‌کند. اگر ابزار هنوز نصب نشده باشد، همین صفحه لینک دانلود نسخه Windows یا Mac را نمایش می‌دهد. آن را روی رایانه‌ای که قرار است چاپ را انجام دهد نصب و اجرا کنید؛ پس از شناسایی ابزار فعال، چاپگرهای موجود در Printer Name ظاهر می‌شوند.
هر نوع سند تنظیم چاپ مستقل دارد. تیک کنار سند، چاپ خودکار آن را فعال می‌کند؛ Printer Name چاپگر فیزیکی یا مجازی را انتخاب می‌کند؛ Copies تعداد نسخه را تعیین می‌کند؛ Footer متن پشتیبانی‌شده را به پایین سند می‌افزاید و Reset Footer متن پیش‌فرض را برمی‌گرداند. اگر بعد از نصب چاپگرها نمایش داده نشدند، فعال‌بودن ابزار روی همان رایانه را کنترل و این مرحله را دوباره بارگذاری کنید.
گروه‌های Company، Invoice و Client متغیرهای مجاز برای متن پایین سند را نشان می‌دهند. هنگام چاپ، AlphaPort این متغیرها را با اطلاعات همان رکورد جایگزین می‌کند؛ بنابراین نام آن‌ها نباید تغییر کند. پیش از انتخاب Complete بررسی کنید که برای هر سند فعال یک چاپگر معتبر تعیین شده باشد و چاپ خودکار اسنادی را که لازم نیست تولید شوند غیرفعال کنید.