یک درخواست سرویس کارگاه را ایجاد و تخصیص دهید، تعمیر و ارتباطات را ثبت کنید، دستگاه را تحویل دهید و پرونده را ببندید.
درخواست سرویس پروندهٔ اجرایی دستگاه یا وسیله‌ای است که برای تعمیر یا تعویض دریافت می‌شود. این پرونده مشتری، مشکل گزارش‌شده، مشخصات دستگاه، لوازم جانبی، تعمیرکار، یادداشت‌های کارگاه، قطعات، سرویس‌ها، مبالغ، وضعیت و تحویل نهایی را یک‌جا به هم مرتبط می‌کند.
با زبانه‌های وضعیت، پرونده‌های جدید، در حال انجام، در انتظار، حل‌شده، پرداخت‌شده و بسته‌شده و لغوشده را از هم جدا کنید. اگر بخشی از شمارهٔ پرونده یا اطلاعات مشتری را می‌دانید، جست‌وجو کنید. برای محدود کردن صف به یک تعمیرکار نیز از انتخاب کارمند استفاده کنید.
هر زبانه وضعیت ذخیره‌شدهٔ درخواست‌ها را نشان می‌دهد. برای کارهای دریافت‌شده‌ای که هنوز شروع نشده‌اند از جدید، هنگام انجام کار از در حال انجام، در صورت وجود مانع موقت از در انتظار، پس از تکمیل کار فنی از حل‌شده و بعد از تکمیل مراحل مالی و تحویل از پرداخت‌شده و بسته‌شده استفاده کنید. لغوشده فقط برای درخواستی است که دیگر ادامه پیدا نمی‌کند.
ابتدا ایمیل مشتری را وارد کنید و پیش از ثبت اطلاعات تکراری، با جست‌وجو مشتری موجود را پیدا کنید. نام، شماره تلفن و نشانی را بررسی کنید، چون این اطلاعات برای تماس با مشتری و مدارک سرویس دوباره استفاده می‌شوند.
در بخش اطلاعات دستگاه، نامی قابل تشخیص برای دستگاه وارد کنید. رمز عبور یا PIN را فقط وقتی ثبت کنید که برای عیب‌یابی واقعاً به دسترسی نیاز است و آن را اطلاعاتی حساس در نظر بگیرید. همهٔ لوازم جانبی همراه دستگاه را علامت بزنید و مواردی را که در فهرست نیستند توضیح دهید. گزینه‌های لوازم جانبی می‌توانند بر اساس مدل فعالیت کسب‌وکار انتخاب‌شده در مشخصات شرکت تغییر کنند؛ برای نمونه، لوازم جانبی پذیرش رایانه و گوشی هوشمند با دوچرخه یا لوازم خانگی متفاوت است.
در بخش درخواست تعمیر یا تعویض، مشکل گزارش‌شدهٔ مشتری را روشن و بی‌طرفانه توضیح دهید. چیزی را ثبت کنید که مشتری مشاهده کرده است؛ نتیجهٔ عیب‌یابی‌نشده را به‌عنوان واقعیت ننویسید. پس از تکمیل اطلاعات پذیرش، ذخیره و بستن را انتخاب کنید.
منوی عملیات هر درخواست را باز کنید و کار بعدی را انتخاب کنید:
چاپ به تنظیمات چاپگر و ابزار چاپ در تنظیمات ← عمومی ← چاپ وابسته است. اگر چاپگر در دسترس نیست، به‌جای تکرار عملیات، تنظیمات چاپ را اصلاح کنید.
کارمندی را که مسئول انجام کار است جست‌وجو و انتخاب کنید، سپس تخصیص را ذخیره کنید. درخواست در حجم کار آن کارمند نمایش داده می‌شود و دیگر در عدد تخصیص‌نیافته داشبورد حساب نمی‌شود. تخصیص، مسئول کار را مشخص می‌کند و به‌تنهایی وضعیت تعمیر را تغییر نمی‌دهد.
هنگام انجام کار، اطلاعات مشتری و مشکل گزارش‌شدهٔ اولیه در پنل سمت چپ دیده می‌شوند. پنل سمت راست شامل نام دستگاه، اطلاعات ورود، لوازم جانبی، قطعات و سرویس‌ها است. اطلاعات ورود ذخیره‌شده را فقط زمانی نمایش دهید که تعمیرکار به آن نیاز دارد.
متن اصلی درخواست به‌عنوان توضیحات زمان پذیرش حفظ می‌شود. یافته‌های بعدی و روند پیشرفت را در بخش نظرها اضافه کنید و گزارش اولیهٔ مشتری را بازنویسی نکنید.
با کادر جست‌وجوی بالای جدول ردیف‌ها، اقلام کاتالوگ قطعات یا سرویس‌ها را اضافه کنید. برای قطعات معمولاً تعداد وارد می‌شود؛ سرویس‌ها می‌توانند نشان‌دهندهٔ دستمزد یا خدمات قابل‌پرداخت دیگری باشند. AlphaPort با قیمت و مالیات قلم انتخاب‌شده، جمع جزء، تخفیف، مالیات و مبلغ کل را محاسبه می‌کند.
برای نظرها، گزینهٔ قابل مشاهده برای مشتری و ارسال اعلان را فقط زمانی علامت بزنید که متن برای مشتری مناسب است و باید اعلان هم ارسال شود. برای یادداشت داخلی کارگاه، آن را علامت نزنید. ارسال اعلان به مشتری به اطلاعات تماس معتبر و ارائه‌دهنده و الگوی پیام‌رسانی تنظیم‌شده وابسته است.
برای گزارش‌گیری و نظم بهتر، ServiceGroup مناسب را انتخاب کنید و سپس وضعیتی را برگزینید که با مرحلهٔ واقعی کار مطابقت دارد. پس از بررسی هر دو، تغییرات را ذخیره کنید؛ تغییر گروه و وضعیت در داشبورد کارگاه نمایش داده می‌شود.
بخش تحویل دستگاه را فقط زمانی باز کنید که وسیلهٔ تعمیرشده به مشتری برگردانده می‌شود. آزمایش نهایی دستگاه، نام تحویل‌گیرنده، روش تحویل و بررسی دستگاه و همهٔ لوازم جانبی ثبت‌شده همراه تحویل‌گیرنده را تأیید کنید. وضعیت ظاهری، خلاصهٔ کنترل کیفیت، اطلاعات ضمانت و هر یادداشتی را که مشتری هنگام تحویل نیاز دارد ثبت کنید.
امضای تحویل‌گیرنده را تنها پس از بررسی اطلاعات نمایش‌داده‌شده دریافت کنید. تأیید تحویل این مرحلهٔ اجرایی نهایی را ثبت می‌کند، اما جای وضعیت درست درخواست یا سابقهٔ پرداخت را نمی‌گیرد.
تعمیرکار مسئول، پیام‌های قابل مشاهده برای مشتری، قطعات و دستمزد، مبالغ، گروه سرویس، وضعیت نهایی، بازگرداندن لوازم جانبی و سابقهٔ تحویل را بررسی کنید. برچسب وضعیت به‌تنهایی ثابت نمی‌کند که همهٔ این موارد انجام شده‌اند.
FA