پرونده‌های تأمین‌کنندگان و اطلاعات وابسته به خرید، پرداخت و گزارش‌گیری را ایجاد، وارد و نگهداری کنید.
بخش تأمین‌کنندگان اطلاعات سازمان‌هایی را نگهداری می‌کند که کسب‌وکار شما کالا یا خدمات را از آن‌ها می‌خرد. یک پروندهٔ کامل تأمین‌کننده، اطلاعات خرید، هزینه، تماس، پرداخت، بانک و گزارش‌گیری را به هویت معتبر همان شرکت متصل نگه می‌دارد.
پیش از ایجاد پروندهٔ جدید، اطلاعاتی را که از تأمین‌کننده در اختیار دارید جست‌وجو کنید. این فهرست شناسه و گروه تأمین‌کننده، نام شرکت، شمارهٔ اتاق بازرگانی، تلفن یا موبایل، ایمیل، نشانی، کد پستی و منوی عملیات هر ردیف را نشان می‌دهد.
برای مشاهده یا ویرایش اطلاعات یک تأمین‌کننده، از عملیات همان ردیف استفاده کنید. شناسهٔ تأمین‌کننده و اطلاعات ثبت شرکت فقط برای نمایش نیستند؛ این اطلاعات به تشخیص سازمان‌هایی با نام تجاری مشابه کمک می‌کنند.
ورود اطلاعات پرونده‌های تأمین‌کنندگان را به‌صورت گروهی اضافه می‌کند و خروجی گرفتن فهرستی قابل انتقال از تأمین‌کنندگان می‌سازد. برای ورود اطلاعات، فایل نمونهٔ فعلی را از پنجره دریافت کنید، عنوان ستون‌ها و ساختار آن را تغییر ندهید و پیش از ورود همهٔ داده‌ها، یک فایل کوچک را آزمایش کنید. سپس نام شرکت‌ها، شماره‌های ثبت، اطلاعات تماس، گروه‌ها و تنظیمات پرداخت را بررسی کنید.
خروجی تأمین‌کنندگان ممکن است شامل اطلاعات مالی و تماس باشد. آن را در محل تأییدشده نگهداری کنید و فقط به افرادی دسترسی بدهید که به این اطلاعات نیاز دارند.
نام شرکت، شخص تماس، نشانی پستی، شمارهٔ اتاق بازرگانی و شمارهٔ مالیاتی تأمین‌کننده را از یک سند تجاری معتبر وارد کنید. شمارهٔ اتاق بازرگانی در فرم الزامی است و به شناسایی سازمان قانونی پشت نام تجاری کمک می‌کند. پیش از استفاده از شمارهٔ مالیاتی در خریدها یا هزینه‌ها، بررسی کنید که به همان نهاد و کشور مربوط باشد.
اطلاعات تماسی را وارد کنید که کارکنان خرید یا حساب‌های پرداختنی بتوانند از طریق آن‌ها ارتباط برقرار کنند. کشور و استان، اطلاعات نشانی را کامل می‌کنند و تلفن، موبایل و ایمیل برای ارتباط روزمره دربارهٔ سفارش‌ها، تحویل‌ها، فاکتورها و مغایرت‌ها به کار می‌روند.
گروه تأمین‌کننده از مسیر تنظیمات ← عمومی ← طرف‌های تجاری ← گروه تأمین‌کننده گرفته می‌شود. از آن برای یک دسته‌بندی ثابت تجاری، مانند نوع تأمین‌کننده یا مسئولیت خرید، استفاده کنید و برای هر شرکت گروهی تازه نسازید.
روش ارسال، روش ترجیحی تحویل اسناد واجد شرایط را ثبت می‌کند. مالیات سفارشی رفتار عادی مالیات را برای این تأمین‌کننده تغییر می‌دهد؛ بنابراین فقط وقتی آن را انتخاب کنید که نحوهٔ محاسبهٔ مالیات تأمین‌کننده تأیید شده باشد.
وقتی پیام‌های مربوط به صورت‌حساب باید به صندوق ورودی دیگری غیر از ایمیل اصلی تأمین‌کننده فرستاده شوند، ارسال به ایمیل دیگر را فعال کنید. پس از فعال شدن این گزینه، فیلد ایمیل صورت‌حساب نمایش داده می‌شود.
فقط وقتی از تنظیم اختصاصی روزهای اشتراک استفاده کنید که این تأمین‌کننده برنامهٔ تأییدشده‌ای متفاوت از پیش‌فرض شرکت دارد.
وقتی دورهٔ پرداخت توافق‌شده با تنظیم عادی فرق دارد، استفاده از مهلت پرداخت متفاوت برای این تأمین‌کننده را فعال و مقدار تعداد روزهای پرداخت را وارد کنید. تأیید پرداخت، گزینهٔ تأیید پرداخت این تأمین‌کننده را ثبت می‌کند. پیش از ایجاد استثنا، قرارداد تجاری را بررسی کنید؛ مهلت نادرست می‌تواند تاریخ سررسید بدهی را تغییر دهد.
با ادغام پیوست‌ها مشخص کنید پیوست‌های PDF مرتبط چگونه همراه سند ایجادشده ارسال شوند. پیش از استفادهٔ همیشگی از این تنظیم، خروجی را یک بار با روند معمول اسناد تأمین‌کننده آزمایش کنید.
زبانهٔ بانک و مجوز شماره حساب، نام صاحب حساب، بانک و BIC را نگهداری می‌کند. اطلاعات پرداخت جدید یا تغییر یافته را با روش تأییدشدهٔ سازمان خود برای پیشگیری از تقلب بررسی کنید. هنگام تغییر اطلاعات بانکی، فقط به یک ایمیل غیرمنتظره اعتماد نکنید.
از یادداشت داخلی برای اطلاعات کوتاه و دقیقی استفاده کنید که به همکاران مجاز در کار با تأمین‌کننده کمک می‌کند. گذرواژه، اطلاعات کارت بانکی، تصویر مدارک هویتی یا ادعاهای تأییدنشده را ذخیره نکنید.
اگر می‌خواهید بلافاصله تأمین‌کنندهٔ دیگری وارد کنید، ذخیره و جدید را انتخاب کنید. برای بازگشت به فهرست تأمین‌کنندگان، ذخیره و بستن را بزنید. پیش از ذخیره، هویت قانونی، شماره‌های مالیاتی و ثبت، نشانی، گروه، استثنای صورت‌حساب، مهلت پرداخت و اطلاعات بانکی را با هم بررسی کنید.
تأمین‌کنندهٔ تکراری یا اشتباه می‌تواند خریدها، هزینه‌ها، مانده‌حساب‌ها و گزارش‌ها را میان چند پرونده تقسیم کند. ابتدا جست‌وجو کنید و پیش از ذخیره، اطلاعات قانونی و بانکی را بررسی کنید.
FA